Com utilitzar les tasques de Google per optimitzar la vostra vida

Google Tasks, redissenyat, renovat i rellançat l'any passat, està equipat amb funcions de gestió de tasques senzilles que són tan fàcils d'utilitzar que podríeu ser la persona amb menys coneixements tecnològics i que encara podreu utilitzar-la sense esforç.

Si heu estat cercant un llista de tasques que se sincronitza amb el correu electrònic i el calendari, no busqueu més: Google Tasks és la vostra resposta. Té la capacitat de desordenar la vostra vida i organitzar-vos tan que fins i tot Marie Kondo estaria orgullosa.

En aquesta guia, revisarem tot el que necessiteu saber sobre Tasques de Google per ajudar-vos a optimitzar la vostra vida diària. Des de com funciona i com se sincronitza amb altres serveis de Google amb dreceres de teclat i molt més, els farem arribar a tots.

A punt? Anem a submergir-nos!

durada mitjana d'una publicació al bloc

Publicar contingut

OPTAD-3

Què és el Gestor de tasques de Google?
- Com s'utilitza Google Tasks
On trobar tasques de Google
- Google Tasks Desktop
- Aplicació Tasques de Google
Afegiu recordatoris a les tasques de Google des de Google Calendar
Veure tasques a Google Calendar
Torneu a programar les tasques a Google Calendar
Rep notificacions de tasques de Google
Afegiu un correu electrònic com a tasca
- Al navegador del vostre escriptori
- A la vostra aplicació de Gmail
Ordenació de tasques
Dreceres de teclat
Conclusió
Voleu obtenir més informació?

No espereu que ho faci algú altre. Contracteu-vos i comenceu a atacar.

Comenceu gratuïtament

Què és el Gestor de tasques de Google?

Coneguda oficialment com a Google Tasks (no s’ha de confondre amb el gestor de tasques de Google Chrome), aquesta llista de tasques de Google era realment llançat per primera vegada el 2008 . Tanmateix, ha passat bona part de la seva existència sent eclipsat per les moltes altres funcions més populars del gegant tecnològic.

El fet que no hi hagués accés directe amb un sol clic des de la interfície d'escriptori de Gmail o Google Calendar també significava que no s'explorava tan sovint com altres serveis.

Però tot va canviar al juny del 2018.

Com a part dels esforços per millorar l'experiència de G Suite, Google va llançar una sèrie de canvis, inclosos afegint tasques als seus serveis bàsics al costat de Drive, Calendar, Hangouts, etc.

Com s'utilitza Google Tasks

En poques paraules, Google Tasks és un servei de gestió de tasques desglossat fins al nucli bàsic. Amb ell, podeu:

Afegiu i traieu tasques
Afegiu detalls a les tasques
Definir dates i hores de venciment per a les tasques (sincronització amb Google Calendar)
Rebre notificacions de tasques
Afegir correus electrònics com a tasques (sincronització amb Gmail)
Afegiu subtasques
Marca les tasques com a completes
Teniu diverses llistes
Teniu llistes diferents per a diferents comptes

Ofereix pràcticament les característiques més fonamentals d’una llista de tasques en un disseny i disseny extremadament minimalistes i fàcils d’utilitzar. Podeu pensar-ho en una versió digitalitzada del portàtil tradicional de llapis i paper que porteu amb vosaltres, però s’integra amb el correu electrònic i el despertador.

Tal com està, està pensat per a ús individual i no té les capacitats més complexes de gestió de projectes i productivitat com les que ofereixen Trello, Asana i altres. aplicacions de productivitat .

Destinat a proporcionar als usuaris la possibilitat de fer la vida més eficient, està integrat i sincronitzat amb possiblement les dues funcions de G Suite més utilitzades: Gmail i Google Calendar.

On trobar tasques de Google

Si sou usuari habitual de G Suite, dels canvis que Google va llançar l’any passat, la major part de la vostra atenció s’hauria centrat en el nou disseny de Gmail.

Les respostes intel·ligents, les composicions intel·ligents de correu electrònic i la possibilitat de posposar correus electrònics són noves funcions fantàstiques i emocionants. Però, què passa amb més enllà del vostre correu electrònic amb altres funcions noves, com la nova tasca de Google?

Amb la seva renovació, Google ha facilitat l'accés a les tasques de Google als usuaris de G Suite. Així és com.

Google Tasks Desktop

A l'escriptori, Tasks ja està integrat a la vostra interfície de Google. Podeu localitzar-lo en un tauler lateral a la dreta des de qualsevol de les opcions següents: Gmail, Google Calendar, Drive, Documents, Fulls de càlcul i Presentacions.

Aquest és un tauler que podeu escollir amagar o mostrar.

Feu clic a la icona per obrir la llista de tasques.

Si sou un usuari per primera vegada, veureu que ja s'ha creat una llista predeterminada anomenada 'Les meves tasques'. No podreu suprimir aquesta llista, però podeu canviar-la pel nom que vulgueu.

I això és tan senzill com fer clic al menú de desbordament (els tres punts verticals) a la part superior dreta per desplegar les opcions disponibles per modificar la llista, inclòs el canvi de nom.

Aplicació Tasques de Google

L'aplicació es pot descarregar de forma totalment gratuïta des de Google Play Store i iOS App Store.

Igualment, per a l'aplicació, els usuaris per primera vegada tindran la mateixa llista 'Les meves tasques' ja creada per a ells que es pot canviar el nom.

Navegar per les versions per a mòbils i ordinadors és pràcticament el mateix. L'única diferència és que el menú de desbordament de l'aplicació mòbil es troba a la part inferior dreta en lloc de la part superior dreta.

I, igual que totes les altres funcions de G Suite, tant les versions d’aplicacions com les d’escriptori es sincronitzen automàticament.

Afegiu recordatoris a les tasques de Google des de Google Calendar

Si heu estat utilitzant Google Calendar recordatoris i comencen amb Tasks per organitzar la vostra vida, sens dubte us ajudaria tenir els recordatoris i les tasques en una sola llista per facilitar-ne la visualització.

Al cap i a la fi, els recordatoris de Google Calendar funcionen igual que les tasques, i condensar-ho tot en una sola vista elimina la necessitat de canviar d'anada i tornada. A més, tot pertany al pla de Google perquè les tasques siguin les principals 'Una destinació per fer el seguiment del que heu de fer a G Suite'.

Podeu copiar els recordatoris existents de Google Calendar en dos senzills passos:

Obriu el menú de desbordament
Seleccioneu l'última opció de la llista: 'Copia recordatoris a les tasques'

Això, però, només és una importació única. Per tant, els canvis com ara les modificacions de recordatoris o els nous recordatoris afegits a Google Calendar després de copiar els recordatoris existents no es reflectiran automàticament a Tasques. A partir d’aquest moment, qualsevol sincronització de recordatoris i tasques s’ha de fer manualment repetint els passos anteriors.

Veure tasques a Google Calendar

Si sou un planificador, voldreu poder veure les vostres tasques en un calendari per organitzar-vos. Afortunadament amb Tasks, teniu l'opció de fer-ho a Google Calendar sempre que hàgiu establert una data (i una hora) per a la vostra tasca. A continuació s’explica com programar una tasca:

Seleccioneu l'opció per afegir una tasca o, si ja teniu una tasca creada, entreu al mode d'edició
Feu clic a 'Afegeix data / hora'
Indiqueu la data (i l'hora) per a la qual voleu programar la tasca
Feu clic a 'D'acord' si esteu a l'escriptori o a 'Fet' si utilitzeu l'aplicació

També podeu optar per programar una tasca periòdica, que us pot ser útil si teniu medicaments que heu de prendre diàriament o regularment, o si teniu tendència a ser una mica més oblidats amb coses com pagar factures a temps.

Per tal que les vostres tasques programades siguin visibles a Google Calendar, assegureu-vos que teniu l'opció 'Tasques' seleccionada al Google Calendar i apareixerà a la franja horària corresponent. Si no hi ha cap hora específica assignada a la tasca, simplement apareixerà com a tasca 'Tot el dia'.

Torneu a programar les tasques a Google Calendar

Enmig de les bullícies de la vida, és habitual que els plans no sempre es presentin segons el previst. Si heu de reprogramar les tasques, podeu fer-ho directament des de Google Calendar al vostre escriptori.

En realitat, funciona de la mateixa manera que es reprograma un esdeveniment. Hi ha, per descomptat, el mètode antic de seleccionar la tasca, passar al mode d’edició i assignar-li una nova data i hora.

També podeu arrossegar i deixar anar.

Si esteu a la vista de dia, les tasques a les quals se'ls ha assignat una hora específica es poden moure a una franja horària diferent. No obstant això, les tasques 'tot el dia' requeriran el mètode de la vella escola perquè es puguin reprogramar.

Si esteu a la visualització setmanal, les tasques a les quals se'ls ha assignat una hora específica es poden moure a qualsevol franja horària d'aquesta setmana específica. Les tasques 'Tot el dia' també es poden traslladar a un altre dia, sempre que coincideixi la mateixa setmana.

El procés de reprogramació es torna una mica més rígid a la vista del mes a mesura que les coses es condensen. Les tasques que s'han establert per a una hora i una data específiques no es poden moure a una franja horària diferent el mateix dia i només es poden moure a un altre dia (dins del mateix mes) mantenint la mateixa franja horària. El mateix passa amb les tasques 'Tot el dia'.

Rep notificacions de tasques de Google

Si porteu dies molt embolicats, és possible que vulgueu activar les notificacions per facilitar la vostra vida i recordar-vos quan s’ha de fer una tasca. Si heu establert una hora per a la tasca, rebreu una notificació de Google Calendar a l'escriptori a l'hora programada. No us preocupeu si us allunyeu de l’ordinador, ja que també rebreu una notificació de l’aplicació Tasks.

aplicació per a diversos comptes de xarxes socials

Si heu definit una data però no l’hora, rebrà una notificació a les 9:00 hora local de la data en què s’ha establert la tasca.

Només apareixeran les tasques que tinguin dates fixades a Google Calendar. Es sincronitzen automàticament, de manera que qualsevol canvi a la seva data, hora o detalls es reflectirà automàticament a Google Calendar. I viceversa.

Afegiu un correu electrònic com a tasca

Teniu un correu electrònic important per respondre al qual simplement no vau arribar quan el vau rebre? Pot ser que sigui així si sou un empresari d’èxit amb un horari ple de melmelades. No us preocupeu més, ara hi ha una solució senzilla.

Una de les millors funcions de Tasks és la seva fàcil integració amb Gmail. A més de tenir una visualització tot-en-un de Gmail i de Tasks al vostre escriptori, ara podeu afegir correus electrònics fàcilment a les vostres tasques.

Al navegador del vostre escriptori

Aneu a la safata d'entrada
Obriu Tasques des de la barra lateral dreta
Arrossegueu i deixeu anar el correu electrònic a la llista de tasques

Si ja esteu al correu electrònic, feu clic al menú de desplegament de la safata d'entrada a la part superior i seleccioneu 'Afegeix a les tasques'. Funciona independentment de si teniu la barra lateral Tasques oberta.

Si la vostra llista està ordenada per data, la nova tasca s'afegirà a la categoria 'Sense data' a la part inferior de la llista. Si el teniu ordenat per 'La meva comanda', anirà a la part superior.

La tasca s’anomena automàticament com a assumpte del correu electrònic i, per facilitar els assumptes, hi ha un enllaç directe a la tasca amb el correu electrònic.

A la vostra aplicació de Gmail

Obriu el correu electrònic que vulgueu configurar com a tasca
Toqueu els tres punts verticals a l'extrem superior dret (al costat de la marca com a opció llegida / no llegida)

Seleccioneu 'Afegeix a les tasques'

Per veure o editar la tasca, només cal que feu clic a 'Veure' al missatge de confirmació que apareixerà immediatament. Tanmateix, això només hi és durant uns segons.

Si l'enyoreu, només cal que obriu l'aplicació per localitzar el correu electrònic de nova tasca. Si teniu la llista ordenada per data, trobareu la tasca a la part inferior a 'Sense data de venciment'. En cas contrari, hauria de ser la primera tasca de la vostra llista.

Igual que qualsevol altra tasca, podeu afegir detalls, subtasques i establir una data i una hora (per exemple, per recordar-vos la resposta). I, igual que la versió d'escriptori, hi ha un enllaç directe al correu electrònic a la part inferior per facilitar l'accés.

Ordenació de tasques

Podeu ordenar les vostres tasques per data o en qualsevol ordre que vulgueu tenir. Per fer-ho, feu clic al menú desplegable i seleccioneu entre 'La meva comanda' o 'Data'.

Tenir les tasques ordenades per data significa bàsicament que les tasques amb la data de venciment programada més primerenca apareixeran a la part superior de la llista i descendiran en conseqüència.

Tingueu en compte que no podeu reordenar les tasques si les teniu ordenades per data.

Per introduir el debat 'urgent contra important' aquí, la tasca que s'ha de fer òbviament no vol dir que sigui la tasca més urgent. Per tant, podeu ordenar les vostres tasques vosaltres mateixos amb 'La meva comanda'.

Per defecte, aquest és l'ordre en què heu introduït les tasques, amb la nova incorporació a la part superior de la llista. Però podeu reorganitzar les tasques com vulgueu.

com fer la vostra pròpia imatge

Val a dir que podeu triar que les vostres tasques s’ordenin de manera diferent a l’aplicació i a l’escriptori (per exemple, per data a l’aplicació i per ordre personal a l’escriptori o viceversa).

Dreceres de teclat

Com si Tasks no fos prou fàcil d’utilitzar, Google va introduir dreceres de teclat a la versió d’escriptori per fer-la encara més fàcil d’utilitzar.

La majoria d’aquestes dreceres requereixen seleccionar la tasca per primera vegada. Per fer-ho, feu-hi clic per obrir el cursor i després premeu dues vegades el botó 'escapar'. Es selecciona una tasca quan té una ombra gris al voltant de la vora.

A continuació, es mostra una llista de dreceres de teclat útils:

Maj + Retorn: Visualitza / edita els detalls de la tasca (cal seleccionar la tasca)

Esc: Surt del mode de visualització o edició de detalls de la tasca

Espai: Marca una tasca com a completada o incompleta (s'ha de seleccionar la tasca)

Introduïu: Afegeix una tasca nova o entra al mode d'edició de tasques (cal seleccionar qualsevol tasca)

Retrocés: Suprimeix la tasca (seleccioneu la tasca que vulgueu suprimir i manteniu premuda la tecla de retrocés com si suprimíssiu el nom de la tasca)

I uns quants més:

Alt + Fletxa amunt: Mou la tasca cap amunt (cal seleccionar la tasca)

Alt + Fletxa avall: Mou la tasca cap avall (cal seleccionar la tasca)

Ctrl o Comanda +]: Afegeix un sagnat a una tasca

com aconseguir més seguidors a Instagram ràpidament

Ctrl o Ordre + [: Elimina una sagnia d'una tasca

Maj + T: Afegeix el correu electrònic com a tasca

G + K: Obre tasques

I vaja, també us ho facilitarem. Per obtenir una llista completa d'aquestes dreceres, només cal que obriu el menú de desbordament i seleccioneu 'Dreceres de teclat'.

També podeu prémer Ctrl o Command + / a la vista d'escriptori de Gmail o Google Calendar. Tingueu en compte que les tasques han d’estar obertes perquè això funcioni.

Conclusió

La fàcil accessibilitat i usabilitat de Google Tasks fa que sigui una delícia absoluta d’utilitzar. Google té publicada una guia detallada a la seva Centre d'aprenentatge de G Suite . Però, sincerament, és tan senzill que no es necessita cap formació ni cap guia per entendre com navegar-hi.

A més, la seva integració perfecta amb altres funcions de G Suite, especialment Gmail i Google Calendar, ofereix una experiència molt fàcil d'utilitzar. Aquí teniu un resum ràpid del que us permet fer aquesta integració:

Copieu els recordatoris de Google Calendar a Google Tasks per obtenir una visió general completa de la vostra programació en qualsevol dels serveis
Consulteu les vostres tasques a Google Calendar per evitar haver de canviar d'anada i tornada
Torneu a programar les tasques mitjançant Google Calendar per facilitar-ne l'organització i / o la reorganització
Afegiu correus electrònics de Gmail com a tasca per recordar-vos que hi arribareu més endavant
Utilitzeu les dreceres de teclat dels serveis bàsics de G Suite per facilitar l'accés i la gestió de les vostres tasques

Tant si estàs pensant iniciar un negoci o ja en teniu un en funcionament, el disseny i les funcions senzilles de Google Tasks estan garantits per fer que la gestió de tasques de la vostra empresa sigui senzilla.